Deze keuzehulp is geschreven door TimeMate, zelf aanbieder van verlofsoftware. Gebruik de testvragen ook bij andere aanbieders; dit is geen onafhankelijke ranglijst.
Vergelijk eerst de taak, daarna de software
Goede verlofsoftware past bij wie de aanvragen doet, wie ze beoordeelt en waar de personeelsplanning wordt bijgehouden. Begin daarom met één concrete vraag: wil je vooral een saldo-overzicht, een volledige HR-administratie of verlof in samenhang met de dagelijkse buitendienstplanning regelen?
| Jullie belangrijkste taak | Waar je op let in de vergelijking |
|---|---|
| Een beheerder houdt enkele saldi bij | Een controleerbaar overzicht en één actuele versie. Een Excel-sjabloon kan een bruikbaar vertrekpunt zijn. |
| Medewerkers dienen zelf aanvragen in | Eenvoudige mobiele invoer, een duidelijke beoordelaar en een terugvindbaar antwoord. |
| HR beheert uiteenlopende afspraken | Laat jullie werkelijke verlofsoorten, saldoregels, rollen en gegevensuitwisseling demonstreren. |
| Een planner verdeelt mensen over klussen | Controleer hoe goedgekeurde afwezigheid zichtbaar is naast het geplande werk. |
Dit zijn selectiecriteria, geen ranglijst van leveranciers. Een uitgebreider systeem is alleen zinvol wanneer de extra mogelijkheden aansluiten op jullie werkzaamheden.
Voer zes praktijktests uit
1. Vraag een hele en een gedeeltelijke dag aan
Gebruik een fictieve medewerker met een bekend rooster. Laat die persoon zelfstandig een hele dag aanvragen en vervolgens een dagdeel. Controleer of de gekozen periode en het aantal uren begrijpelijk worden weergegeven. Noteer wat extra uitleg vraagt.
2. Beoordeel de aanvraag met een vervanger
Laat de normale beoordelaar de eerste aanvraag behandelen. Test daarna de afgesproken vervanging. Kan die collega met passende toegang zien wat nodig is? Krijgt de medewerker een helder antwoord? Beoordeel ook welke gegevens gewone collega’s wel en niet kunnen bekijken.
3. Wijzig goedgekeurd verlof
Verplaats in de test een goedgekeurde vrije middag naar een andere dag. Laat zien wat er met de oude aanvraag gebeurt en welk saldo daarna zichtbaar is. Bekijk ook de planning. Een mooie aanvraagknop zegt weinig wanneer correcties later handmatig in meerdere overzichten moeten worden hersteld.
4. Herleid het saldo
Begin met een fictief en controleerbaar saldo, bijvoorbeeld 80 uur. Verwerk een aanvraag van 4 uur en vraag waar die verwerking terug te zien is. Laat vervolgens jullie eigen afspraken doorlopen. Trek uit één geslaagde rekensom geen conclusie over alle opbouw-, verval- of cao-regels: vraag specifiek welke inrichting daarvoor beschikbaar is.
5. Volg gegevens naar een gekoppeld pakket
Als jullie een HR- of salarispakket gebruiken, schrijf dan vooraf op welke gegevens moeten worden overgenomen. Vraag welk systeem de bron is, welke richting wordt ondersteund, wanneer verwerking plaatsvindt en hoe je een fout herkent. ‘Er is een koppeling’ beantwoordt die vragen nog niet.
Bij TimeMate zijn koppelingen met Nmbrs en YouForce voor verlofuren beschikbaar. Stem de richting, timing en inrichting af op jullie administratie. Leid daar geen automatische overdracht van contracten, verzuim of salarisgegevens uit af.
6. Vergelijk de totale inrichting
Noteer voor hetzelfde aantal gebruikers de gekozen licentie, benodigde modules, eventuele instelhulp en kosten van het gekoppelde pakket. Vraag ook hoe je bestaande saldi invoert en later gegevens kunt meenemen. Vergelijk bedragen pas wanneer duidelijk is wat in beide voorstellen zit.
Leg de uitkomst kort vast
Gebruik per test drie kolommen: wat moest lukken, wat hebben we gezien en wat moet nog worden bevestigd. Laat een toekomstige medewerker én de beheerder de test uitvoeren. Een onbeantwoord punt blijft open totdat je het werkelijk hebt gezien of een concrete toelichting hebt gekregen.
TimeMate is relevant om te bekijken wanneer verlof samenkomt met uren, werkbonnen en planning. Bekijk de verlofregistratie app voor het productproces en de prijzenpagina voor pakketten en aanvullende modules. De keuze wordt sterker wanneer jullie eigen werksituatie de demonstratie bepaalt.