Download het Excel-sjabloon voor verlofregistratie
Download het gratis Excel-sjabloon. Het bestand bevat twee bladen: Blanco om zelf te gebruiken en Voorbeeld met fictieve aanvragen. Je hebt geen TimeMate-account nodig.
Gebruik één bestand per medewerker en saldoperiode. Vul het beginsaldo zelf in vanuit jullie administratie, inclusief de datum waarop dat saldo geldt. De spreadsheet trekt goedgekeurde en opgenomen verlofuren af. Aanvragen waarover nog geen besluit is genomen, staan apart.
Dit is een eenvoudig aanvragen- en saldo-overzicht. Het berekent geen verlofrecht, wettelijke opbouw, feestdagen, ziekte of verval. Als je verschillende verlofsoorten of saldopotjes afzonderlijk moet bijhouden, is één gezamenlijk saldo onvoldoende. Gebruik daarvoor jullie bestaande personeelsadministratie.
Zo vul je het bestand in
- Neem een gecontroleerd beginsaldo over. Gebruik alleen aanvragen die nog niet in dat saldo zijn verwerkt. Anders trek je dezelfde uren twee keer af.
- Vul de periode en medewerker in. Bewaar het bestand op een plek die alleen toegankelijk is voor de betrokken medewerker en bevoegde collega’s.
- Voeg één regel per aanvraag toe. Noteer de eerste en laatste verlofdatum en het aantal verlofuren. Vul die uren zelf in op basis van het rooster en jullie afspraken. Twee kalenderdagen zijn niet voor iedereen zestien werkuren.
- Kies de actuele status. Gebruik de keuzelijst. Een verzoek begint als Aangevraagd. Na een besluit wijzig je dezelfde regel naar Goedgekeurd, Afgewezen of Ingetrokken. Zodra het goedgekeurde verlof daadwerkelijk is opgenomen, wijzig je die regel naar Opgenomen.
- Controleer de uitkomst. Kijk naar het resterende saldo en de kolom Controle. Een negatieve uitkomst blijft zichtbaar; het bestand neemt geen besluit over de aanvraag.
De gele velden zijn invoervelden. De samenvatting en controlekolom bevatten formules. Per blad is ruimte voor veertig regels. Begin bij een nieuwe saldoperiode met een nieuw bestand en een opnieuw gecontroleerd beginsaldo. Bewaar de vorige versie zodat je kunt terugzoeken waar het saldo vandaan kwam.
Voorbeeld: van 80 naar 68 uur
Het fictieve voorbeeld begint met 80 uur. Er zijn 8 uur opgenomen en 4 uur goedgekeurd voor een toekomstige halve dag. Het resterende saldo na goedkeuring is daarom 80 − 8 − 4 = 68 uur.
Daarnaast staat een aanvraag van 8 uur nog open. Die verlaagt het saldo nog niet. Een ingetrokken aanvraag van 8 uur telt evenmin mee. Wanneer de goedgekeurde halve dag later op Opgenomen wordt gezet, blijft het saldo 68 uur: de vier uur verschuift van de ene categorie naar de andere.
Maak voor die statuswijziging dus geen tweede regel. Dat is de meest voorkomende dubbeling die dit eenvoudige model kan veroorzaken. Een handmatige bijschrijving heeft een eigen invoerveld en bronveld; het bestand bedenkt niet of iemand recht heeft op die uren.
Houd saldo en bezetting afzonderlijk bij
Een positief saldo zegt nog niet wie een klus overneemt. Gebruik naast dit bestand een verlofplanning voor je team. Leg bij een wijziging vast wie het saldo controleert, wie de medewerker informeert en wie de planning bijwerkt. Voor die overdracht helpt het stappenplan digitaal verlof aanvragen.
Excel kan praktisch zijn wanneer één beheerder een overzicht bijhoudt. Worden kopieën rondgestuurd of moeten medewerkers steeds om hun actuele saldo vragen, beoordeel dan of een centrale aanvraagroute beter bij jullie werk past. De keuzehulp voor verlofsoftware geeft een concrete test voor die overstap.