Begin bij omschrijving, hoeveelheid en eenheid
Materiaalregistratie op de werkbon vertelt welke artikelen bij de uitvoering zijn gebruikt. Kantoor moet een regel kunnen begrijpen zonder de medewerker terug te bellen. Noteer daarom een herkenbare omschrijving, het gebruikte aantal en de eenheid. Gebruik ook een artikelnummer als je bedrijf daarmee werkt.
Open de materiaalstaat voor een ingevuld voorbeeld en een blanco A4-overzicht. Liever in een spreadsheet werken? Download de materiaalstaat als CSV. Beide zijn gratis en zonder account beschikbaar. Het zijn losse werkbestanden: ze werken geen voorraad bij en worden niet automatisch in TimeMate geïmporteerd.
Een voorbeeld met een deelverpakking
Een medewerker neemt voor een fictieve klus twee doosjes bevestigingsclips mee. In ieder doosje zitten tien clips. Op de klus worden twaalf clips gebruikt; acht gaan ongebruikt mee terug. Er is bovendien zes meter kabel gebruikt van een rol van 25 meter. Een afdekkap moet nog worden besteld.
| Materiaal | Mee voor deze klus | Werkelijk gebruikt | Over of nog te regelen | Op de werkbon |
|---|---|---|---|---|
| Bevestigingsclip | 2 doosjes × 10 = 20 stuks | 12 stuks | 8 stuks ongebruikt retour | 12 stuks bevestigingsclip |
| Kabel | 1 rol van 25 meter | 6 meter | 19 meter op de rol | 6 meter kabel, met juiste typeomschrijving |
| Afdekkap | Niet aanwezig | 0 stuks | Nog te bestellen | Open punt; geen verbruiksregel |
De aantallen sluiten aan: 12 + 8 = 20 clips en 6 + 19 = 25 meter kabel. Dat is een controle op deze fictieve materiaalstaat. Bij werkelijk werk kunnen er andere oorzaken van verschil zijn, zoals snijverlies of beschadiging. Noteer zo’n verschil apart zodat kantoor weet wat er is gebeurd.
Dit overzicht bepaalt niet wat je mag doorberekenen. Daarvoor gelden de afspraken over de opdracht. Het zorgt wel dat de administratie die keuze kan maken op basis van begrijpelijke gegevens.
Kies één rekeneenheid per artikel
Spreek af of je een artikel per stuk, meter, liter of verpakking registreert. Laat de hoeveelheid en de eenheid bij elkaar aansluiten. Als de administratie één doosje van tien clips als artikel gebruikt, vertegenwoordigen twaalf clips 1,2 doosje. Gebruik je stuks als eenheid, dan registreer je 12 stuks.
Voer niet ‘12’ in bij een artikel waarvan de eenheid ‘doosje van 10’ is. Dan kan de administratie 120 clips lezen waar er twaalf zijn gebruikt. Controleer bij een gekoppelde artikellijst ook de eenheid van het geïmporteerde artikel. De naam alleen is niet voldoende.
| Onduidelijke regel | Bruikbaardere regel |
|---|---|
| 1 kabel | 6 meter kabel, type volgens jullie artikellijst |
| 2 materiaal | 2 stuks bevestigingsschroef, passend artikelnummer |
| 0,5 verpakking | 0,5 doosje van 10 stuks, als dit de gekozen rekeneenheid is |
| Onderdeel besteld | Open punt: kantoor bestelt afdekkap; nog niet gebruikt |
Van invoer op locatie naar controle op kantoor
1. Controleer de opdracht
Kies de juiste werkbon voordat je materiaal toevoegt. Bij twee bezoeken op hetzelfde adres kan het anders onduidelijk worden welk materiaal bij welk werk hoort. Het werkbonnummer in de download houdt de losse materiaalstaat verbonden met de opdracht.
2. Leg het werkelijke verbruik vast
Noteer het verbruik tijdens of direct na de uitvoering. Maak onderscheid tussen wat je meeneemt, wat je gebruikt en wat overblijft. De extra kolommen in de download zijn bedoeld om dit verschil te controleren; ze beschrijven geen automatische voorraadfunctie van de werkbon-app.
3. Corrigeer de oorspronkelijke fout
Heb je eerst twee doosjes genoteerd terwijl er twaalf clips zijn gebruikt? Controleer de eenheid en pas de bedoelde registratie aan. Voeg niet zonder uitleg een extra regel ‘min acht’ toe. Kantoor moet kunnen volgen of een regel verbruik, retour of een correctie voorstelt. Spreek af hoe je wijzigingen meldt als de administratie de bon al heeft verwerkt.
4. Houd vervolgwerk apart
Een ontbrekend onderdeel hoort bij de open punten tot het werkelijk wordt gebruikt. Noteer wie het bestelt of de klant informeert. Zo belandt een verwachte levering niet ongemerkt tussen de uitgevoerde werkzaamheden.
5. Controleer de factuurregels afzonderlijk
In TimeMate kun je bij het factureren van werkbonnen kiezen of materialen meegaan. Controleer bij die stap omschrijving, hoeveelheid, eenheid en prijs. Vergelijk de regels met de werkbon en de klantafspraken. Lees van werkbon naar boekhouding voor de controle van de overdracht.
Gebruik de materiaalstaat in je eigen proces
Het printbestand bevat eerst het ingevulde voorbeeld en daarna een blanco pagina voor één werkbon. Vul op die blanco pagina het werkbonnummer, de datum en de medewerker in. Noteer de hoeveelheden steeds in dezelfde eenheid; een verschil tussen meegenomen, gebruikt en overgebleven materiaal krijgt een toelichting.
Het CSV-bestand bevat de fictieve voorbeeldregels en lege invulregels. Open het als UTF-8 met een puntkomma als scheidingsteken als je spreadsheetprogramma om importinstellingen vraagt. Verwijder de voorbeeldregels voordat je je eigen klus vastlegt. Het bestand bevat geen formules of automatische berekeningen: de aantallen en de controle blijven bij jou.
Een materiaalstaat is één onderdeel van een complete werkbon. Bewaar ook de uitvoering, uren en open punten bij dezelfde opdracht. Zo blijft de registratie bruikbaar voor zowel de collega die een vervolgbezoek doet als de administratie.