Begin met een proefopdracht en een testkaart
De passende werkbon-app is de app waarmee jouw team de volledige opdracht kan verwerken: voorbereiden, uitvoeren, corrigeren en overdragen aan de administratie. Een lange lijst vinkjes laat nog niet zien of dat op jullie telefoons en met jullie boekhoudpakket lukt.
Open de werkbon-app-testkaart. Je kunt deze gratis afdrukken en voor iedere kandidaat opnieuw invullen. De kaart bevat een gewogen beoordeling, drie proefopdrachten en een kostenoverzicht. Er is geen account voor nodig.
Deze keuzehulp is opgesteld door TimeMate, zelf aanbieder van werkbonsoftware. Het is een methode om zelf te vergelijken, geen onafhankelijke ranglijst of testuitslag van leveranciers. De voorbeelden en scoremethode zijn redactioneel; beoordeel TimeMate met dezelfde opdrachten als andere kandidaten.
Leg eerst vast wat echt nodig is
Kies vóór de demo maximaal drie eisen waarop je geen concessie kunt doen. Bijvoorbeeld: medewerkers moeten zelf een fout materiaal kunnen herstellen, kantoor moet de werkbon kunnen controleren en de overdracht naar het gebruikte boekhoudpakket moet werken. Zet er steeds bij welke concrete handeling je verwacht.
Een eis als ‘werkt offline’ is te breed. Bedoel je een al geopende werkbon bekijken, een foto toevoegen, tekenen of een nieuwe opdracht ontvangen? Test iedere noodzakelijke handeling apart, inclusief wat er gebeurt zodra de verbinding terugkomt. Een onbeantwoorde vraag krijgt op de kaart niet getest, geen positief vinkje.
| Onderdeel | Vraag tijdens de proef | Bekijk als bewijs |
|---|---|---|
| Invoer op locatie | Kan de medewerker zonder uitleg de juiste klus vinden en invullen? | Een ingevulde werkbon op het eigen toestel |
| Planning | Hoe komt een wijziging bij de medewerker terecht? | Gewijzigde afspraak in het overzicht van de medewerker |
| Uren | Zijn medewerker, datum, opdracht en pauze herkenbaar? | Registraties en totalen vanuit kantoor |
| Materialen | Kan een verkeerde hoeveelheid worden hersteld? | Gecorrigeerde regel op bon én factuurvoorbeeld |
| Overdracht | Kan kantoor zien wat gereed is en wat nog moet gebeuren? | Werkzaamheden, open punt en verantwoordelijke |
| Koppeling | Wat wordt werkelijk aangemaakt in het andere pakket? | Klant, regels, totalen en status in dat pakket |
| Beheer en hulp | Wie kan een medewerker toevoegen of een probleem oplossen? | De benodigde rechten en een concrete supportroute |
Voer dezelfde drie tests uit
Gebruik fictieve klantgegevens en een afgesproken testomgeving. Laat een monteur en iemand van kantoor meedoen. Noteer het abonnement, het toestel en de datum, zodat je later weet onder welke omstandigheden iets is getest.
Test 1: een spoedklus tussen bestaande afspraken
Zet twee bezoeken klaar voor dezelfde medewerker: 09:00–10:00 en 11:00–12:00. Voeg daarna een storing van 45 minuten toe waarvoor je ook 30 minuten reistijd verwacht. Die 75 minuten passen niet zonder meer in het vrije uur.
Beoordeel hoe de planner het conflict herkent, een alternatief kiest en de wijziging doorgeeft. Controleer vanuit de medewerker of de juiste opdracht en afspraak zichtbaar zijn. Je test de ondersteuning van de planner; je veronderstelt niet dat iedere app de reistijd automatisch berekent of een passende oplossing kiest.
Test 2: materiaal corrigeren vóór overdracht
Voeg twee verpakkingen met elk tien bevestigingsclips toe aan de proefopdracht, maar leg vast dat er in werkelijkheid twaalf clips zijn gebruikt. Controleer welke eenheid het systeem verwacht. Corrigeer de bon naar twaalf stuks, of naar 1,2 verpakking als dat de afgesproken rekeneenheid is.
Bekijk dezelfde bon vanuit kantoor. Is duidelijk wat de monteur bedoelt? Controleer ook de hoeveelheid en eenheid in het factuurvoorbeeld. De test is niet geslaagd als alleen het totaalbedrag er aannemelijk uitziet.
Test 3: van uitvoering naar administratie
Registreer 90 minuten werk en twee materialen bij de fictieve klant. Noteer ook één open punt. Laat kantoor de gegevens controleren en een factuurvoorbeeld maken, voor zover het geteste pakket dit ondersteunt.
Test een daadwerkelijke overdracht alleen met een afgesproken test- of conceptwerkwijze. Zoek het resultaat terug in het gekoppelde pakket. Maak onderscheid tussen een bon afronden, een conceptfactuur aanmaken, definitief maken en naar de klant versturen. Leg een resterende stap vast; neem niet aan dat een status ‘gefactureerd’ bewijst dat de klant al een factuur heeft ontvangen.
Gebruik scores als gesprekshulp
Op de testkaart geef je ieder criterium een gewicht van 1 tot 3 en een resultaat van 0 tot 2. 0 betekent dat de geteste handeling niet lukt, 1 dat hij met een werkbare omweg lukt en 2 dat hij volgens jullie afgesproken werkwijze lukt. Niet getest blijft leeg en krijgt een vervolgactie.
Vermenigvuldig gewicht en score. Een fictief voorbeeld: materiaalcorrectie krijgt gewicht 3 en score 1; dat levert 3 punten op van maximaal 6. Een prettige kleurstelling compenseert daarmee geen ontbrekende noodzakelijke overdracht. Vergelijk totaalscores alleen als dezelfde criteria volledig zijn getest, en controleer eerst de drie harde eisen. Een niet gehaalde harde eis vraagt een oplossing of een andere keuze.
Wat verandert er als je alleen werkt?
Een zzp’er voert vaak zowel de klus als de administratie uit. Een losse werkbon of eenvoudige tool kan genoeg zijn wanneer je weinig opdrachten verwerkt en de gegevens zelf kunt overzien. Gebruik dan bijvoorbeeld het gratis werkbonvoorbeeld of de werkbonmaker.
Een app wordt relevanter wanneer je vaker dezelfde klantgegevens gebruikt, bonnen moet terugzoeken of tijd en materiaal naar de administratie wilt overdragen. Werk je met personeel, test dan vooral de overdracht tussen rollen en de rechten per medewerker. Vraag bij iedere leverancier naar minimumafname en benodigde gebruikers; leid een éénpersoonsprijs niet af uit alleen een bedrag ‘per gebruiker’.
Gratis hulpmiddel, proefperiode of betaald pakket?
| Vorm | Wat je ermee kunt beoordelen | Wat je vooraf uitzoekt |
|---|---|---|
| Gratis sjabloon of losse generator | Een afzonderlijke bon maken | Hoe je bewaart, deelt en later terugzoekt |
| Gratis pakket | De functies die binnen dat pakket vallen | Limieten, export, gebruikers en wat later betaald wordt |
| Tijdelijke proefperiode | Het gekozen softwareproces uitproberen | Einddatum, pakket na afloop en eventuele vervolgkosten |
| Betaald abonnement | Dagelijks gebruik met de afgesproken functies | Licenties, modules, looptijd en externe kosten |
TimeMate biedt een proefperiode van 14 dagen zonder betaalgegevens. Dat is geen blijvend gratis werkbon-app. De losse bestanden en het websitehulpmiddel in deze gids kun je wel zonder abonnement gebruiken. Bekijk de actuele pakketten en add-ons: de aanwezigheid van een functie op een productpagina betekent niet dat die in elk pakket zit.
Bereken de kosten van jouw inrichting
Vraag om een bedrag voor het team dat werkelijk gaat werken: buitendienst, planner en administratie. Neem licenties, noodzakelijke add-ons, koppelingstoegang bij het andere pakket en eventuele inrichting of training mee. Vergelijk bedragen met dezelfde betaalperiode en btw-behandeling. Een jaarbedrag gedeeld door twaalf is nog geen maandelijks opzegbaar abonnement.
De testkaart heeft hiervoor afzonderlijke regels. Vul onbekende posten als open vraag in, niet als nul euro. Plan na de proef één bespreking met de betrokken medewerkers: wat lukte, welke omweg is acceptabel en welke vraag moet de leverancier nog beantwoorden? Daarmee wordt de keuze controleerbaar voordat je het hele team laat overstappen.