Controleer eerst wat je met de klant hebt afgesproken
Uren factureren betekent dat je vaststelt welke geregistreerde tijd je volgens de klantafspraak doorberekent, tegen welk tarief en met welke omschrijving. Begin bij die afspraak. Een correct geregistreerd uur is niet automatisch een factureerbaar uur.
Houd drie begrippen uit elkaar. Geregistreerd beschrijft de werkelijk vastgelegde tijd. Goedgekeurd betekent dat iemand de registratie heeft beoordeeld volgens jullie werkwijze. Factureerbaar is de beslissing welke tijd op deze klantfactuur hoort. Garantie, reizen, wachten en intern overleg kunnen verschillend worden behandeld; dat volgt uit de afspraak en situatie.
Van minuten naar een controleerbare rekenstaat
Controleer eerst of begin, eind en pauze samen de bedoelde werktijd opleveren. Van 08:00 tot 12:00 met 30 minuten pauze is 3 uur en 30 minuten werk. Trek die pauze niet opnieuw af als de geregistreerde duur al 3,5 uur is.
Reken minuten om door ze door 60 te delen. Daardoor is 1 uur en 30 minuten 1,5 uur, niet 1,30 uur. Een kwartier is 0,25 uur; drie kwartier is 0,75 uur. Spreek eventuele afronding vooraf af en houd de oorspronkelijke registratie herkenbaar. Rond niet ongemerkt iedere losse regel naar boven af.
Fictief voorbeeld: onderhoud, extra onderzoek en reizen
Een servicebedrijf heeft met een klant afgesproken om onderhoud en aanvullend onderzoek per uur te rekenen. Reistijd wordt in dit voorbeeld voor de helft van het werktarief doorberekend. Intern overleg en herstel van eigen werk worden hier niet doorberekend. Alle bedragen hieronder zijn fictief en exclusief btw; het zijn geen TimeMate-prijzen of tariefadviezen.
| Werkzaamheden | Geregistreerd | Factureerbaar | Tarief per uur | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| Onderhoud | 2 uur 30 min | 2,50 uur | € 60,00 | € 150,00 |
| Extra onderzoek, afgestemd met klant | 45 min | 0,75 uur | € 60,00 | € 45,00 |
| Reizen | 30 min | 0,50 uur | € 30,00 | € 15,00 |
| Intern overleg | 15 min | 0,00 uur | — | € 0,00 |
| Herstel eigen werk, volgens afspraak | 30 min | 0,00 uur | — | € 0,00 |
| Totaal | 4 uur 30 min | 3,75 uur | € 210,00 |
De werktijd blijft 4,5 uur. De factuur bevat 3,75 uur tegen twee tarieven. Vermenigvuldig daarom niet het totale aantal factureerbare uren met één tarief. De rekensom is 2,50 × 60 + 0,75 × 60 + 0,50 × 30 = € 210,00.
Materiaal en eventuele andere kosten vallen buiten dit voorbeeld. Een factuurbedrag inclusief btw is hier niet berekend; gebruik daarvoor de juiste verwerking in je administratie.
Controleer vier punten vóór je uren selecteert
Hoort iedere regel bij de juiste klant en opdracht? Een herkenbare klantnaam alleen is onvoldoende bij meerdere panden of projecten. Bekijk ook de werkbon of projectreferentie. Lees uren per klus registreren als deze koppeling regelmatig onduidelijk is.
Is de uitvoering verklaarbaar? Vraag toelichting op een afwijking zolang de medewerker nog weet wat er gebeurde. Gebruik de goedkeuringsronde voor de inhoudelijke controle. Maak de geregistreerde tijd niet gelijk aan een offerte om een verschil weg te werken.
Klopt de facturatieafspraak? Controleer tarief, tijdsoort, eventuele afronding en wat al eerder is gefactureerd. Zet een regel met een open vraag apart totdat de afspraak duidelijk is.
Begrijpt de ontvanger de omschrijving? Vermeld wat nodig is om het werk te herkennen, zoals bezoek, opdracht of verrichte werkzaamheden. ‘Extra onderzoek aan aansluiting na overleg’ vertelt meer dan alleen ‘uren’.
Verwerken vanuit TimeMate
Met een ondersteunde, actieve boekhoudkoppeling kun je in TimeMate uren selecteren, de factuurinstellingen aanpassen, het voorbeeld controleren en via een bewuste verzendactie een factuur in het gekoppelde pakket laten aanmaken. De verdere afhandeling richting de klant hangt af van dat pakket en de inrichting.
Controleer de selectie inhoudelijk: ga er niet vanuit dat de software in iedere inrichting alle niet-goedgekeurde uren uitsluit. Ook handmatig op gefactureerd zetten maakt geen factuur aan. Die statuswijziging vervangt de verzending niet.
Combineer je uren met werkbonnen en materiaal, volg dan werkbon naar boekhouding. Daar staat de overdrachtscontrole centraal. Controleer bij twijfel over een verzending eerst de ontvangst in je boekhoudpakket voordat je dezelfde selectie opnieuw verstuurt.