Leg het proces vast voordat iedereen begint
Urenregistratie voor personeel invoeren begint met vier afspraken: welke tijd je vastlegt, wanneer medewerkers hun dag afronden, wie ontbrekende informatie terugvraagt en hoe correcties worden verwerkt. Zet die afspraken op één blad. Zo hoeft iedere medewerker niet zelf te bedenken wat ‘uren compleet’ betekent.
Kies eerst één team en een afgebakende invoeringsweek. Gebruik echte werkzaamheden om het proces te beoordelen, maar controleer uitzonderingen voordat je de uitkomst gebruikt voor administratie of facturatie. De eerste week moet vooral laten zien waar uitleg of een werkafspraak ontbreekt.
Gebruik het werkafsprakenblad
Open het invulbare werkafsprakenblad. Het bevat een blanco formulier en een ingevuld, fictief voorbeeld. Je kunt het in de browser invullen en afdrukken, of in het afdrukvenster als PDF bewaren wanneer je browser die optie biedt.
Download het HTML-werkafsprakenblad
Het blad werkt zonder account. De velden worden niet naar TimeMate verstuurd en het bestand bewaart wijzigingen niet automatisch. Bewaar een ingevulde versie via afdrukken vóór je het sluit. De HTML-download bevat het oorspronkelijke blanco blad en voorbeeld.
Maak vijf afspraken met je team
1. Bepaal waarvoor je de uren nodig hebt
Wil kantoor weten waar de tijd per opdracht naartoe gaat, welke registraties nog ontbreken of welke uren klaarstaan voor facturatie? Spreek af welke gegevens daarvoor nodig zijn. Meestal zijn medewerker, datum, duur en herkenbare opdracht het vertrekpunt.
Een registratieregel is nog geen factuurbeslissing. Leg reizen, wachten, pauzes en intern werk vast volgens jullie afspraken, en bepaal afzonderlijk wat je aan een klant doorberekent. Gebruik het blad om die tijdsoorten vooraf te bespreken.
2. Kies een haalbaar afsluitmoment
Laat medewerkers registreren wanneer het werk nog vers in het geheugen zit. Spreek daarnaast een kort controlemoment af: bijvoorbeeld vóór vertrek aan het einde van de werkdag. Iemand die later eindigt, moet weten welke afspraak voor die dag geldt.
Maak ‘compleet’ toetsbaar: de juiste dag is ingevuld, de opdrachten zijn herkenbaar en afwijkingen hebben een toelichting. Voor de concrete invoer gebruik je de gids uren per klus registreren.
3. Wijs een eigenaar en vervanger aan
De medewerker legt de uitvoering vast. Een aangewezen collega controleert ontbrekende of onduidelijke informatie. Een vervanger neemt dit over bij afwezigheid. Zet namen of functies op het werkblad, zodat een open vraag niet tussen kantoor en leidinggevende blijft liggen.
Maak ook duidelijk wanneer vragen worden behandeld. Een dagelijkse korte ronde kan bij veel servicebezoeken passen; een ander team heeft een andere frequentie nodig. Het doel is dat de medewerker zich de uitvoering nog kan herinneren.
4. Spreek af hoe je corrigeert
Beschrijf wie een correctie uitvoert, hoe die persoon de vraag ontvangt en wie daarna opnieuw kijkt. Laat bij een verkeerde opdracht eerst vaststellen waar het werk werkelijk bij hoort. Verander tijd niet alleen om deze gelijk te maken aan de planning.
Gebruik voor de beoordelingsstappen de gids uren goedkeuren. Goedkeuren in TimeMate vereist de passende rechten en is beschikbaar vanaf Plus; controleer de actuele pakketvergelijking. De inrichting bepaalt welke controles in jullie proces nodig zijn.
5. Sluit de eerste week bewust af
Kies een vast moment om open vragen door te nemen. Welke registraties vroegen vaak om uitleg? Waren opdrachtbenamingen duidelijk? Lukte het afsluitmoment? Pas de afspraak aan die de meeste onduidelijkheid veroorzaakte, in plaats van meteen extra verplichte stappen toe te voegen.
Voorbeeld: een invoeringsweek voor een serviceteam
In het fictieve werkblad start een klein serviceteam op maandag met drie voorbeeldsituaties: werk bij een klant, reizen en intern overleg. De medewerkers registreren hun eigen werkzaamheden; kantoor bekijkt op dinsdag en woensdag waar vragen ontstaan. Donderdag controleert het team of de correctieafspraak werkt. Vrijdag sluiten planner en medewerkers de week af met een lijst open punten en één verbeterafspraak.
Dit is een organisatorisch voorbeeld, geen verplicht TimeMate-proces. Maak het passend bij jullie werkdag en verantwoordelijkheden. Neem de uitkomst mee naar uren factureren zodra kantoor de gecontroleerde registraties verder gaat verwerken.