Maak de verdeling per medewerker en locatie zichtbaar
Bij urenregistratie op de bouwplaats wil je kunnen terugzien wie op welk project werkte, welke tijd bij een verplaatsing hoort en waar een afwijking ontstond. Leg die verdeling vast voordat de ploeg naar huis gaat. Alleen ‘acht uur bouwplaats’ maakt niet duidelijk hoe kantoor de tijd over twee opdrachten moet verdelen.
Deze gids werkt één dag met twee medewerkers en twee locaties uit. Voor de algemene invoer van een registratie gebruik je uren per klus registreren. Hier staat de overdracht van de ploeg naar uitvoerder en kantoor centraal.
Spreek af welke informatie met de dagstaat meegaat
Gebruik per medewerker dezelfde herkenbare project- of werkbonreferentie. Noteer naast de datum en duur de locatie, activiteit en een korte toelichting als het werk afwijkt van de opdracht. Een uitvoerder moet kunnen zien waar een vraag thuishoort zonder de hele dag opnieuw te reconstrueren.
Maak één collega verantwoordelijk voor het verzamelen van open vragen. Dat betekent niet dat deze persoon voor iedereen standaard acht uur invult: medewerkers bevestigen hun eigen uitvoering. Bij eerder vertrek of later aansluiten krijgt die medewerker een andere registratie.
Fictieve dagstaat: een ploeg wisselt van bouwplaats
Sam en Noor werken in dit voorbeeld van 08:00 tot 16:30. Ze zijn de hele dag samen, nemen 30 minuten pauze en besteden een deel van de middag aan aanvullend werk. Alle tijden zijn fictief. De behandeling van reis- en andere tijd voor loon of klantfacturatie volgt niet uit dit voorbeeld.
| Tijd | Plaats / activiteit | Sam | Noor | Toelichting voor kantoor |
|---|---|---|---|---|
| 08:00–11:00 | Project A: voorbereidende werkzaamheden | 3,00 uur | 3,00 uur | Referentie A-101 |
| 11:00–11:30 | Verplaatsing van A naar B | 0,50 uur | 0,50 uur | Apart herkenbaar vastleggen |
| 11:30–12:00 | Pauze | 0,00 uur | 0,00 uur | 30 minuten buiten geregistreerde duur |
| 12:00–15:00 | Project B: afgesproken werkzaamheden | 3,00 uur | 3,00 uur | Referentie B-202 |
| 15:00–16:00 | Project B: aanvullend herstelwerk | 1,00 uur | 1,00 uur | Afspraak en facturatie nog controleren |
| 16:00–16:30 | Opruimen en terugkoppelen bij B | 0,50 uur | 0,50 uur | Werkplek en open punten overdragen |
| Totaal per medewerker | 8,00 uur | 8,00 uur | 16 personeelsuren samen |
De verstreken dag duurt 8,5 uur per persoon; na aftrek van een halfuur pauze blijft 8 uur over. Eén uur gezamenlijk aanvullend werk levert twee personeelsuren op. Dat zijn geen twee verstreken uren op de klok en ook niet automatisch twee factureerbare uren.
Stapt Noor bijvoorbeeld pas om 15:30 bij het aanvullende werk in, neem dan voor Noor niet dezelfde regel over. Leg vast wat Noor in de tijd daarvoor werkelijk deed. Een ploegomschrijving mag individuele verschillen niet verbergen.
Draag meerwerk over als vraag met context
Schrijf bij aanvullend werk wat er is uitgevoerd, op welke locatie en op wiens verzoek. Verwijs naar de werkbon of vastgelegde afspraak als die informatie daar staat. Vermijd een lege omschrijving zoals ‘meerwerk 2 uur’: kantoor moet kunnen beoordelen of de uitvoering en klantafspraak op elkaar aansluiten.
Een registratie bewijst dat tijd is vastgelegd. De vraag of het werk buiten de oorspronkelijke opdracht valt en mag worden doorberekend, moet afzonderlijk worden beoordeeld. Pas de werkelijke tijd niet aan om de regel passend te maken bij een nog onduidelijke prijsafspraak.
Rond de dag af met een korte overdracht
Laat iedere medewerker de eigen projectverdeling bevestigen. De uitvoerder verzamelt vervolgens de uitzonderingen: ontbrekende referentie, afwijkende duur, onduidelijk aanvullend werk of een locatieverschil. Kantoor ontvangt daarmee de registraties én de concrete open vragen.
Spreek af wie een antwoord ophaalt en wanneer. De goedkeuringsronde helpt bij de inhoudelijke controle. De beslissing over uren factureren volgt daarna op basis van de klantafspraak, niet uitsluitend op basis van een status.
In TimeMate kun je uren aan een werkbon of project koppelen. Controleer daarbij de juiste medewerker en opdracht. Deze werkwijze belooft geen automatische loonverwerking of controle van alle bouwplaatsafspraken.