Download de blanco urenstaat of het voorbeeld
Een urenstaat legt vast wie op welke dag hoeveel tijd heeft gewerkt. Deze eenvoudige weekstaat bevat medewerker, datum, dag, opdracht, begintijd, eindtijd, pauze, netto minuten, decimale uren en een toelichting. Gebruik één bestand per medewerker en week.
De bestanden zijn gratis en zonder account beschikbaar. Het zijn losse websitehulpmiddelen, geen exports uit TimeMate. Ze bevatten geen automatische berekeningen of formules. De totalen in het voorbeeld zijn ingevulde waarden. Pas bij een wijziging ook de duur en het totaal aan, of richt zelf een gecontroleerde berekening in je spreadsheetprogramma in.
Zo open je de bestanden
Open de CSV in Excel, LibreOffice Calc of een ander spreadsheetprogramma. Verschijnen alle gegevens in één kolom, gebruik dan de importfunctie en kies puntkomma als scheidingsteken en UTF-8 als tekstcodering. Decimale uren zijn met een komma geschreven, zoals 7,50.
Controleer na het openen of de tijdvelden als 08:00 en 16:30 herkenbaar zijn. Bewaar de werkkopie in het eigen formaat van je spreadsheetprogramma als je later formules of opmaak toevoegt; CSV bewaart die werkboekfuncties niet. Voeg geen vertrouwelijke gegevens toe die voor de urencontrole niet nodig zijn.
Wat vul je per regel in?
Medewerker en datum. Maak duidelijk van wie de registratie is en op welke kalenderdag die betrekking heeft. In het blanco bestand zijn die velden leeg; de weekdagen staan er al in.
Klant of project. Gebruik een herkenbare referentie. Werkt iemand op dezelfde dag aan verschillende opdrachten, voeg dan een regel per tijdblok toe. Het eenvoudige voorbeeld gebruikt één opdracht per dag. Voor de verdeling over meerdere bezoeken lees je uren per klus registreren.
Begin, eind en pauze. Gebruik uren en minuten. Vul in de pauzekolom het aantal minuten in dat je uit dit tijdblok wilt aftrekken. Dit sjabloon gaat uit van begin en einde op dezelfde kalenderdag; nachtdiensten vragen een uitgebreidere registratie met datums bij beide tijdstippen.
Netto minuten en decimale uren. Bereken eerst de verstreken minuten en trek de pauze één keer af. Deel de netto minuten daarna door 60. Zo wordt 450 minuten gelijk aan 7,50 uur.
Toelichting. Noteer een afwijking die kantoor moet begrijpen, bijvoorbeeld een correctie of een apart gehouden tijdsoort. Een toelichting bepaalt niet automatisch of tijd factureerbaar is.
Ingevuld fictief weekvoorbeeld
Voorbeeldmedewerker Sam werkt op vijf dagen aan één opdracht per dag. Iedere dag is 30 minuten pauze afgetrokken. De namen, opdrachten en tijden zijn uitsluitend bedoeld om de berekening te laten zien.
| Dag | Begin–eind | Pauze | Netto minuten | Decimale uren |
|---|---|---|---|---|
| Maandag | 08:00–16:30 | 30 min | 480 | 8,00 |
| Dinsdag | 08:00–16:00 | 30 min | 450 | 7,50 |
| Woensdag | 08:30–16:30 | 30 min | 450 | 7,50 |
| Donderdag | 08:00–16:30 | 30 min | 480 | 8,00 |
| Vrijdag | 08:00–15:00 | 30 min | 390 | 6,50 |
| Totaal | 150 min | 2.250 | 37,50 |
37,50 uur betekent 37 uur en 30 minuten. Het is niet 37 uur en 50 minuten. Controleer daarom altijd welk tijdformaat je gebruikt voordat je totalen vergelijkt.
Controleer de week voordat je haar overdraagt
Bekijk of iedere werkdag compleet is en of dezelfde tijd niet dubbel is geregistreerd. Meerdere regels per dag zijn mogelijk, bijvoorbeeld voor verschillende projecten. Een lege regel kan betekenen dat invoer ontbreekt; vul dan niet zelf een standaardduur in. Controleer ook of pauze al in een gebruikte duur is verwerkt, zodat deze niet opnieuw wordt afgetrokken.
Laat de medewerker onduidelijke regels toelichten. Spreek af wie correcties verwerkt en welke bestandsversie kantoor gebruikt. Als die overdracht steeds ingewikkelder wordt, helpt de vergelijking urenregistratie in Excel of een app om de volgende stap te kiezen.